Un événement d’entreprise est l’une des occasions les plus importantes pour une organisation de montrer ses vraies couleurs. Cependant, il n’est pas si facile de l’organiser. Vous avez besoin de professionnels dans ce domaine, qui ont des années d’expérience et savent ce qui fonctionne le mieux. Les entreprises telles que la nôtre offrent ce type d’aide afin que vous puissiez vous concentrer sur la chose la plus importante : vous amuser et booster votre notoriété !
L’organisation des événements corporatifs doit passer par plusieurs étapes et peut durer entre 6 et 3 mois. Dans ce qui suit, nous allons aborder les principales étapes de cette organisation.
Définir le public cible et l’objectif de l’événement d’entreprise
La première étape consiste à définir votre public cible et votre objectif. Que voulez-vous atteindre avec cet événement ? Qui sont les personnes qui y participeront ? S’agit-il de clients ou de fournisseurs potentiels ? Il se peut également que vous souhaitiez attirer de nouveaux employés afin de développer votre entreprise ou de renforcer son image.
Vous devez donc déterminer le type de personnes dont vous avez besoin, d’où elles viennent et quels sont leurs intérêts. Une fois que vous avez un public cible et un objectif clairs en tête, il est temps de penser à l’événement lui-même. Quel type d’événement envisagez-vous ? S’agira-t-il d’une conférence ou d’un atelier ? Où voulez-vous l’organiser ? Combien de personnes y participeront ? Il faut garder en tête que chaque événement doit couvrir au maximum deux (2) objectifs pour ne pas se perdre dans son organisation.
Estimer le budget avec une marge d’erreur
Le marketing événementiel doit être prévu dans vos budgets marketings annuels. On n’organise jamais un événement d’entreprise avec le surplus du budget marketing.
Avant de pouvoir déterminer le coût d’un événement, vous devez en déterminer la portée. Combien de personnes attendez-vous à y assister ? Quelle sera la durée de l’événement ? Quelles sont les exigences et les capacités du lieu de l’événement ? Ces facteurs vous aideront à estimer votre budget, mais il y a toujours une marge d’erreur comprise entre 10 et 15% du budget estimé afin de couvrir toute dépense imprévue.
Fixer le lieu et la date
Après avoir bien défini votre budget, votre audience et vos objectifs, il est temps de choisi le lieu et de fixer une date. En général, le lieu doit être défini avant de fixer la date dans le but d’éviter tout changement de dernière minute ou chamboulement dans votre calendrier et ceux des propriétaires des lieux, ce qui risque d’impacter la réussite de votre événement.
Planifier le déroulement de l’événement
Avec un planning bien organisé, un objectif bien clair et une audience bien ciblée pour le type d’événement d’entreprise que vous souhaitez organiser, il est maintenant temps de vous vous organisez en interne avec les différents chefs de département et chefs de projet impliqués dans l’événement, afin de bien déterminer le rôle de chacun avant, pendant et après le jour J.
Étant une des étapes clés d’un événement corporatif réussi, on va détailler un peu plus cette étape. Pour cela, vous allez diviser les tâches en deux (2) principaux groupes : l’analyse de vos besoins et la logistique de l’événement.
Analyse des besoins
- Définir les activités qui auront lieu lors de l’événement
- Bien choisir vos fournisseurs en privilégiant un rapport qualité prix correct
- Valider avec le propriétaire des lieux la capacité à contenir tout le matériel prévu avec vos fournisseurs
Logistique de l’événement
- Envoyer un brief détaillé à vos fournisseurs concernant la description de l’événement, vos attentes, la date, le lieu pour éviter toute surprise le jour J
- Vérifier que le lieu dispose de tous les besoins techniques (électricité, signalétique, emplacement pour la sonorisation, …)
- Envoyer les invitations aux invités d’honneur, influenceurs ou autres personnalités publiques et prévoir des rappels (généralement électroniques) avant la date de l’événement
- Dresser un planning dans le temps pour chaque tâche prévue
- 3 semaines avant le jour J, finaliser les contrats avec vos fournisseurs, prévoir un planning détaillé heure par heure des tâches de chaque personne
- 2 semaines avant le jour de l’événement, prévoir une rencontre avec les principaux fournisseurs et personnel impliqué sur les lieux de l’événement pour prévoir les derniers ajustements et faire connaitre le lieu de livraison si du matériel va devoir être livré directement vers le lieu de l’événement
Communiquer sur votre événement
Dans le cas d’un événement ouvert au grand publique ou à des participants externes, vous devez prévoir une communication large (3) mois avant le jour J. Cela vous permettra d’avoir une idée plus précise du nombre de personnes intéressées par une présence à votre événement.
Dans le cas d’un événement corporatif plus restreint, la communication doit se faire au moins 1 mois avant le jour J, auprès de votre publique cible à travers des canaux digitaux ou classiques.
Conclusion
L’organisation des événements corporatifs doit passer par plusieurs étapes et ne peut être laissée au hasard. Peu importe le type d’événement que vous souhaitez organiser, vous devez respecter ces étapes pour vous assurer d’avoir un événement réussit, bien organisé et sans mauvaises surprises.
